Umsatzsteuer wieder auf 19% - richtig in Abrechnungen berücksichtigen

Die Auswirkungen des Wiederanstiegs der Umsatzsteuer auf deine Arbeit als Handwerker - mit Fokus auf Abschläge und Schlussrechnung

Der Basis Umsatzsteuersatz wurde zum 1.1.2021 wieder auf 19% erhöht
Der Basis Umsatzsteuersatz wurde zum 1.1.2021 wieder auf 19% erhöht

Im Sommer haben wir bereits ausführlich zu der Senkung der Umsatz-, bzw. Mehrwertsteuer geschrieben. Der Blog Beitrag enthält alle wesentlichen Aspekte zur Änderung von Steuersätzen, zum Beispiel:

  • Auswirkungen auf die Buchhaltung
  • Einfluss auf Angebote
  • Gefahrenpotentiale
  • Wann gilt welcher Steuersatz?
  • Muster für Abschläge und Schlussrechnungen

Wir könnten nun über jeden dieser Punkte erneut sprechen, denn sie sind allesamt wichtig. Deshalb lies dir bei Grundfragen zu dem Thema den Beitrag aufmerksam durch (hier).

Speziell zum Wiederanstieg möchten wir gemeinsam mit dir das Thema, mit der vermutlich größten operativen Relevanz für dich beleuchten:

Abschläge und Schlussrechnung

Unterschiedliche Steuersätze in den Rechnungen

Zur Veranschaulichung nehmen wir folgendes Beispiel an. Du hast einen Auftrag im Gesamtwert von 10.000€ netto angeboten. Nun hast du insgesamt 2 Abschlagsrechnungen deinem Kunden in bereits in Rechnung gestellt (nach Juni 2020, also mit jeweils 16% Umsatzsteuer).

Nun geht es also an die Schlussrechnung. Hier ist ein Muster Vorgehensweise für die Schlussrechnung:

Schritt 1: Leistungszeitpunkt prüfen
Leistungszeitpunkt ermitteln
Leistungszeitpunkt prüfen

Entscheidend für den anzuwendenden Steuersatz ist der Zeitpunkt, an dem die Leistung/Lieferung vollständig erbracht ist.

Der Leistungszeitpunkt ist Teil der gesetzlichen Pflichtangaben auf einer Rechnung.

Hast du diesen bereits auf deinen Angeboten / Auftragsbestätigungen definiert, macht es die Rechnungsstellung einfacher, da du diesen nun nur noch gegenprüfen musst: ist der Auftrag fertiggestellt worden wie vorher festgelegt?

Die Ermittlung des Leistungszeitpunkts ist grundsätzlich kein Hexenwerk. Vor allem im Handwerk und Bauwesen ist er über eine Abnahme klar definiert. Im Handwerksblatt findest du einen guten Beitrag über weitere Feinheiten zum Leistungszeitpunkt.

Beispiel

Im Januar 2021 findet die Abnahme statt, entsprechend sind auf der Schlussrechnung und für den gesamten Auftrag 19% Umsatzsteuer fällig.

Der Leistungszeitpunkt liegt noch im Dezember 2020? Dann werden für den Auftrag 16% Umsatzsteuer fällig.

Schritt 2: Umsatzsteuerbeträge verrechnen
Mit Addition und Subtraktion verrechnet die Schlussrechnung die Abschläge
Mit Addition und Subtraktion verrechnet die Schlussrechnung die Abschläge

Bleiben wir bei unserem Beispiel und widmen uns nun der Schlussrechnung. In Schritt 1 haben wir den Leistungszeitpunkt geprüft, bzw. ermittelt und wissen nun, welcher Steuersatz in der Schlussrechnung für den gesamten Auftrag anzuwenden ist.

Entsprechend müssen wir in der Schlussrechnung den gesamt fälligen Umsatzsteuerbetrag aufführen. Dagegen rechnen wir, welche Beträge für die Umsatzsteuer bereits in den Abschlägen aufgeführt worden sind. Damit sorgen wir für eine saubere Aufstellung der Schlussrechnung als eigene Rechnung sowie einer Übersicht über alle Abschläge hinweg. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Abschläge mit 16% oder 19% gestellt worden sind, denn wir müssen die Beträge ohnehin aufführen und verrechnen.

Da der vermeindlich kompliziertere Fall ist, dass Abschläge und Schlussrechnungen unterschiedliche Steuersätze aufführen, erläutern wir den Sachverhalt an einem kleinen Muster.

Beispiel:

  • Gesamt netto Auftragsvolumen 10.000€
  • Leistungszeitpunkt Januar 2021
  • Fällige USt. 19%, entsprechend 1.900€ Steuer
  • Gesamt brutto 11.900€

Abschläge

  • Jeweils 1.000€ netto
  • Gestellt Oktober und November 2020
  • Fällige USt. 16%, entsprechend 160€ Steuer
  • Jeweils gesamt 1.160€ brutto
  • Summen: 2.000€ netto, 2.320€ brutto, davon 320€ Steuer

Schlussrechnung

  • Noch offener netto Rechnungsbetrag: 10.000€ - 2.000€ = 8.000€
  • Noch offener Steuerbetrag: 1.900€ - 320€ = 1.580€
  • Noch offener brutto Rechnungsbetrag: 11.900€ - 2.320€ = 9.580€
  • oder: 8.000€ netto + 1.580€ USt. = 9.580€

Die Schlussrechnung geht entsprechend auf. Hier müssen nun noch die getätigten Zahlungen des Kunden aufsummiert dagegen gerechnet werden, um den final fälligen Zahlungsbetrag zu ermitteln.

Gar nicht so schwierig, oder?
Gar nicht so schwierig, oder?

Eine saubere Rechnungsaufstellung ist dann aufzustellen. Ein Beispiel dafür sehen wir anhand einer von Plancraft automatisch erstellten Schlussrechnung als Muster:

Muster einer Rechnungsaufstellung zur Schlussrechnung in Plancraft
Muster einer Rechnungsaufstellung zur Schlussrechnung in Plancraft

Die dazugehörige Zahlungsaufstellung, unter der Annahme, der Kunde habe beide Rechnungen bezahlt:

Muster einer Zahlungsaufstellung zur Schlussrechnung in Plancraft
Muster einer Zahlungsaufstellung zur Schlussrechnung in Plancraft

Teilleistungen und Teilrechnungen

Unterschied zu Abschlagsrechnungen

Abschlagsrechnungen werden per Definition vor vollständiger Erbringung einer Leistung gestellt.

Werden hingegen klar definierte Teilleistungen erbracht, sind entsprechend Teilrechnungen zu stellen. Teilrechnungen sind dementsprechend eigenständige, "normale" Rechnungen.

Ausgewiesene Umsatzsteuer der Teilrechnung

Folglich ist der zum Zeitpunkt der erbrachten Teilleistung ausgewiesene Umsatzsteuersatz in der Teilrechnung korrekt und wird nicht durch die (Teil-)Schlussrechnung korrigiert.

Auch hier solltest du dir bei Unsicherheiten Rat vom Steuerberater oder dem Finanzamt einholen.

Abgeschlossene Teilleistungen werden als Teilrechnung abgerechnet
Abgeschlossene Teilleistungen werden als Teilrechnung abgerechnet

Tipp zur Rechnungserstellung mit Unterstützung

Mit Plancraft erstellst du in wenigen Klicks automatisch Schlussrechnungen korrekt nach VOB. Die Rechnungsaufstellung wird für dich zusammen mit einer Zahlungsübersicht generiert, in der alle Rechnungen, Umsatzsteuersätze und -beträge sowie Zahlungen berücksichtigt werden. So erstellst du in jedem Fall korrekte Rechnungsdokumente. Teste Plancraft kostenlos (hier) oder lass dir die App in einer kostenlosen Demo vorführen (hier).

Automatische Schlussrechnung erstellen mit Plancraft
Automatische Schlussrechnung erstellen mit Plancraft

Zusammenfassung

  • Ausschlaggebend für die Umsatzsteuer ist der Leistungszeitpunkt
  • Bis 31.12.2020 also 16%, ab 1.1.2021 wieder 19% (für den Normalsatz)
  • Abschlagsrechnungen werden mit der Schlussrechnung "korrigiert"
  • In der Schlussrechnungen wird die bereits in Rechnung gestellten Steuerlast mit der gesamt fälligen Steuerlast verrechnet
  • Teilrechnungen hingegen sind eigenständige Rechnungen und werden nicht korrigiert
  • Teilrechnungen erfordern Abnahme einer klar definierten Teilleistung

Dieser Blog Beitrag ist eine Unterstützung zum Verständnis der Steuersituation und keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheiten sollte der Steuerberater oder Finanzamt kontaktiert werden.

Wir wollen auf diesem Blog über Themen schreiben, die dich interessieren und dir wirklich helfen. Schreib uns, was dich beschäftigt: feedback@plancraft.de

Jetzt testen und glücklich werden.

Plancraft spart Zeit, ist super einfach zu lernen und hält viele tolle Funktionen für dich bereit. Leg los und gewinne mehr Zeit für dein Handwerk.
Kostenlos testen