Wie schreibe ich eine Rechnung als Handwerker?

Du hast dich gerade im Handwerk selbständig gemacht und stehst davor, deine erste Rechnung an einen Kunden zu schreiben? Du hast schon hunderte Rechnungen geschrieben und möchtest nur kurz sicher gehen, dass du auch diesmal an alles gedacht hast? Dann bist du hier genau richtig! Wir haben die wichtigsten Informationen zum Erstellen einer Rechnung im Handwerk zusammengefasst.

Autor Julian Wiedenhaus, co-founder Plancraft

Julian Wiedenhaus

4 min

Lesezeit

Aktualisiert am:

08/2022

Was muss alles auf deiner Rechnung stehen? 

Nachdem du dein Projekt erfolgreich abgeschlossen hast, möchtest du deinem Kunden deine Arbeitsleistung natürlich in Rechnung stellen. Damit weder dein Kunde, noch das Finanzamt etwas beanstanden kann, musst du bestimmte Pflichtangaben auf deine Rechnung schreiben.

Im Briefkopf kannst du bereits einen großen Teil der Pflichtangaben unterbringen

Pflichtangaben in Rechnung:

  • Name und Anschrift deines Kunden
  • Name und Anschrift deines Unternehmens 
  • Erstellungsdatum der Rechnung 
  • Fortlaufende Rechnungsnummer (GoBD Konformität beachten!)
  • Deine Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID
  • Informationen über Produkt und oder Dienstleistung (Menge, Art, Umfang, Zeitpunkt)
  • Rechnungsbetrag (Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag)

Freiwillige, aber nützliche Zusatzangaben:

Neben den Pflichtangaben, die das Finanzamt und deine Kunden verlangen, macht es Sinn deine Rechnung mit weiteren freiwilligen Angaben zu befüllen. So kannst du sicher gehen, dass du möglichst schnell dein Geld bekommst und deine Kunden genau wissen wie sie bezahlen sollen.

  • Deine Kontaktdaten wie Telefonnummer und Mailadresse
  • Deine Bankverbindung
  • Eine Zahlungsfrist 
  • Eine Abschlagsrechnung - Pauschal oder Kumulativ
  • Dein Firmenlogo
  • Ein kurzes Anschreiben an deinen Kunden

Beispiel - Übersichtliche Materialrechnung inkl. 19% Ust. 

In der Fußzeile kannst du generelle Angaben wie deine Bankverbindung unterbringen.

Sonderregeln für Kleinunternehmer

Die Kleinunternehmerregelung soll dir als kleines oder neu gegründetes Unternehmen die Buchhaltung erleichtern, indem du keine Umsatzsteuer berechnen und später ans Finanzamt weitergeben musst. 

Ganz praktisch heißt das, dass du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweist und dafür einen Hinweis aufführst. Bsp.:  “Nach § 19 UStG gemäß der Kleinunternehmerregelung wird keine Umsatzsteuer berechnet.” Nutzt du eine Handwerkersoftware wie Plancraft wird dies meist automatisch beachtet. 

Versand deiner Rechnungen

Wie du deine Rechnungen versendest, hängt ganz von dir und deinen Kunden ab. Ob klassisch als Brief oder als Mail spielt für das Finanzamt also keine Rolle. Grundsätzlich solltest du aber immer im Hinterkopf behalten, was für dich effizienter und günstiger ist. Das Ausdrucken deiner Rechnungen und das Verschicken per Post mag dich am Anfang vielleicht noch nicht viel Zeit und Geld kosten, diese Beträge summieren sich aber im Laufe deiner Selbstständigkeit auf und können einfach vermieden werden, wenn du alles digital umsetzt.

Aufbewahrungspflicht deiner Rechnungen

Als Unternehmen bist du verpflichtet, deine geschäftlichen Unterlagen über einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren. Hierbei ist es egal, ob die Unterlagen in Papierform oder digital gespeichert werden.

Neben der Dauer der Aufbewahrung ist noch das GoBD für dich wichtig. Diese Richtlinie beschreibt die Art und Sortierung deiner Unterlagen.

Hintergrund ist, dass Finanzämter sich nicht erst durch Stapel an unsortierten und lückenhaften Unterlagen wühlen müssen, weshalb du als verpflichtet bist deine Rechnungen nachvollziehbar, sortiert, wahrheitsgemäß, lückenlos und fortlaufend aufzubewahren und zu beschriften. 

Und was heißt das im Klartext für dich?

Deine Rechnungen müssen trocken, sauber und sortiert gelagert werden. Sollten deine Rechnungen nur lokal auf deinem Computer gespeichert sein, kann ein Hardware-Defekte fatale Folgen haben. Wir empfehlen daher, deine Dateien in der Cloud zu sichern. Die Vorteile der Cloud haben wir in dem folgenden Artikel tiefer zusammengefasst. 

Klare Empfehlung von uns: Plancraft Handwerkersoftware

Mit einer Handwerkersoftware wie Plancraft schreibst du Rechnungen im Handumdrehen, ohne Angst irgendwas zu vergessen oder den rechtlichen Ansprüchen nicht zu genügen. Es werden automatisch alle Pflichtangaben beachtet und du schreibst deine Handwerkerrechnungen fehlerfrei. Darüber hinaus bedient Plancraft mit den heute existierenden Funktionen die Standards der GoBD.

Und das beste: Unsere Software ist Cloudbasiert. So kannst du von jedem Gerät überall wo du Internet hast deine Rechnungen bearbeiten und deine Dokumente sind sicher aufbewahren. Teste noch heute Plancraft kostenlos. 

Zusammengefasst:

Bei der Erstellung und Archivierung deiner Rechnungen musst du einiges beachten, besonders wenn du gerade deinen eigenen Handwerksbetrieb gegründet hast oder einen bestehenden Betrieb übernimmst. Neben den Anforderungen vom Finanzamt willst du die Rechnungsbegleichung für deine Kunden so einfach wie möglich gestalten und das alles soll noch möglichst wenig Zeit und Geld kosten.

 

Als erste Lösung können Rechnungsvorlagen in Excel und Word attraktiv wirken, lösen allerdings nicht die Anforderungen vom Finanzamt und schützen dich nicht vor Fehlern. Hier kann dir eine spezielle Software helfen, die für dich an alles denkt, die Umsatzsteuer berechnet, deine Rechnungen verschickt und am Ende auch alles für dich aufbewahrt.

So kann das Finanzamt und nervige Büroarbeit deinem Erfolg nicht in Weg stehen. Dabei muss so eine Software weder teuer noch kompliziert sein, um dir zu helfen dich auf das eigentliche zu konzentrieren

Wir empfehlen die Nutzung einer Handwerkersoftware. Eine gute Software vereinfacht das Schreiben der Rechnung & beachtet die rechtlichen Ansprüche automatisch. So erstellst du ganz einfach deine Rechnungen. 

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