Rechnungen und Angebote mit Word oder Excel GOBD-konform erstellen

Spätestens sobald du die erste Anfrage eines Kunden erhältst, wird es Zeit sich Gedanken darüber zu machen, wie und wo du deine Angebote und Rechnungen erstellen kannst. Word und Excel hat fast jeder auf seinem Rechner, sodass es naheliegt, direkt damit zu starten. Aber geht das auch GOBD-konform?

Autor Julian Wiedenhaus, co-founder Plancraft

Lukas Bartels

3 min

Lesezeit

Aktualisiert am:

08/2022

Kostenlose Rechnungsvorlagen

Im Internet findet man sie fast überall: Kostenlose Word und Excel Vorlagen für Angebote und Rechnungen im Handwerk. Keine nervenaufreibende Softwareinstallation, ein Computerexperte muss man dafür auch nicht sein und eine neue Software muss man auch nicht erlernen. 

Ist das wirklich so einfach? Nicht ganz. Die vermeintlich selbstverständlichen Dinge fehlen dann plötzlich. Es fängt ganz banal an: Der Empfänger muss z.B. jedes Mal manuell eingetippt werden und kann nicht vorher ausgewählt werden. Dann folgt die Dokumentennummer, die muss fortlaufend sein. Das ist sehr wichtig.

Eine automatische Nummernvergabe wäre da sehr praktisch und nicht so anfällig für Flüchtigkeitsfehler, oder? Und wer kennt es nicht – Ein falscher Absatz und schon hat es die ganze Formatierung und das Layout zerschossen. (Und zwei Kontinente wurden dabei auch noch verschoben).

All das sind Dinge, die in einem guten Editor, innerhalb einer Handwerkersoftware automatisch passieren. Warum? Damit DU dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst. 

Ach und wie war das nochmal mit der GoBD?

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Ist die Rechnungsstellung mit Word und Excel GoBD-konform? 

Diese Grundsätze sind bei der Erstellung und Aufbewahrung von Rechnungen sehr wichtig. Wie du eine Rechnung richtig schreibst findest du hier.

Die GoBD sehen unter anderem vor, dass elektronischen Daten, wie bei Word oder Excel erstellte Dokumente, vollständig, richtig, geordnet und unveränderbar gespeichert werden müssen. Dadurch soll dem Missbrauch und der Manipulation entgegengewirkt werden. 

Für die Rechnungsstellung ist vor allem der Grundsatz der Unveränderbarkeit von hoher Bedeutung. Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nur dann verändert werden, wenn der ursprüngliche Inhalt nachvollziehbar bleibt. Veränderungen und Löschungen müssen dementsprechend protokolliert werden.

Deine digitalen Dokumente müssen also so hinterlegt werden, dass Überschreibungen nur mit einer Kennzeichnung erfolgen dürfen. Genau das ist in deinem normalen Dateisystem auf deinem Rechner in der Regel nicht der Fall. Die Dateien sind dort jederzeit veränderbar. Da schafft auch die Umwandlung in ein PDF-Datei oder eine zusätzliche Ablage der Rechnungen in Papierform oder in einer einfachen Cloud nicht aus.

Kurz und schmerzlos bedeutet das: Erstellst du deine Rechnungen mit Word, Excel oder einem vergleichbaren Textverarbeitungsprogramm, so ist das Ganze nicht GoBD-konform. 

Und was jetzt? Doch teure Installation und eine neue Software erlernen?

Wir können den Gedanken, sich erstmal auf Word und Excel zu stürzen, sehr gut verstehen. So hat man gerade zur Betriebsgründung doch 1000 andere Dinge im Kopf: Bankkonto einrichten, erste Aufträge, teures Werkzeug und vieles mehr. Und jetzt noch Software?

Und genau hier setzen wir an. Was ist, wenn wir dir sagen, dass es eine Software gibt, für die du A, definitiv nicht IT studiert haben musst und B, die auch noch günstiger ist als dein wöchentlicher Einkauf? Und GoBD konform ist sie auch noch!

Mit dieser richtig guten Handwerkersoftware schriebst du deine Dokumente schneller, einfacher und effizienter, als mit Word und Excel. Am Ende heißt das für dich mehr Zeit für dein Handwerk und weniger Zeit für lästige Büroarbeit, rechtssicher und papierlos. 

Unterm Strich bedeutet das:

  • Word und Excel sind geile Tools, aber nicht für deine Angebots- und Rechnungserstellung.
  • Um GoBD-konform auf der richtigen Seite zu sein, brauchst du eine gute Handwerkersoftware.
  • Eine gute Software nimmt dir alle Banalitäten ab und lenkt deinen Fokus auf das Wesentliche im Büro.
  • Du sparst dir Zeit und somit auch Nerven und kannst dich auf das konzentrieren, was wirklich Wert schafft, dein Handwerk.

Unsere Empfehlung: Schau dir doch mal Plancraft an!

Mit Plancraft schreibst du deine Angebote und Rechnungen einfacher und schneller den je. In unserem Dokumenteneditor kalkulierst du deine Angebote effizienter und natürlich GoBD konform!

Und ja: Deine Kontakte kannst du einfach importieren und mit wenigen Klicks hinzufügen. Wir könnten noch so viele Gründe mehr aufzählen.

Aber hör doch am besten auf unsere Nutzer und schau zum Beispiel mal in unseren Bewertungen vorbei!

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