Handwerkersoftware 2022 - besser entscheiden

Wie deine Handwerkersoftware in 2022 aussehen sollte und was sie dir bieten muss. Wichtige Punkte sind leichte Bedienbarkeit, schnelle und einfache Auftragsbearbeitung, anschauliche Bedieneroberfläche und Flexibilität. Wir zeigen dir mit Praxisbeispielen, wie das aussehen kann.

Autor Julian Wiedenhaus, co-founder Plancraft

Lukas Bartels

3 Minuten

Lesezeit

Aktualisiert am:

08/2022

Was ist eine Handwerkersoftware?

Zunächst einmal stellt sich die Frage, was eine Handwerkersoftware überhaupt ist und welche Aufgaben sie erfüllen sollte. Handwerkersoftware Lösungen sind im Grunde Programme, welche Handwerker und Handwerksbetriebe bei verschiedenen Aufgaben im Betriebsalltag unterstützen. Eine gute Software vereinfacht Arbeitsabläufe von der Auftragsvorbereitung bis zum Abschluss und hilft dir dabei, deine Prozesse schneller und effizienter zu gestalten. 

Viel Funktionalität speziell für dein Handwerk

Eine Handwerkersoftware bietet dir die Möglichkeit, genau die Prozesse deiner Branche digital umzusetzen. Wichtigste Grundvoraussetzungen, bevor es um die Frage der Funktionalität geht, ist die Benutzbarkeit.

Im Jahr 2022 sollte es selbstverständlich sein, dass Handwerkerprogramme modern aussehen, benutzerfreundlich sind und gleichzeitig eine hohe Funktionalität bieten. Schaut man sich den Großteil der vorhandenen Softwarelösungen für Handwerksbetriebe an, muss man jedoch leider feststellen, dass dies oft nicht der Fall ist. Viele Lösungen sehen aus, als hätten sie ihr Design seit 20 Jahren nicht mehr angepasst, funktionieren nur nach Installationen auf bestimmten Rechnern und kosten dabei ein halbes Vermögen - sie sind schlichtweg nicht mehr zeitgemäß.

Gleichzeitig werden viele Funktionen komplex dargestellt und bewirken dadurch genau das Gegenteil von dem, was eine gute Handwerkersoftware tun sollte. Sie erleichtern die Abläufe für die Betriebe nicht, sondern sorgen gewissermaßen für neue Baustellen. Lange Einarbeitungszeiten, Schulungen und verwirrte Anwender sind die Folgen. Und kommt man am Ende dann doch nicht alleine zu Recht kostet der Support bares Geld. Das muss aber nicht sein, denn es gibt Handwerkersoftware, die genau das tut, was sie soll und dabei auch noch zeitgemäß ist.

Komplex, aber nicht kompliziert

Eigentlich will man meinen, die Auftragsbearbeitung kann gar nicht so schrecklich kompliziert sein. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen schreiben ist doch halb so wild, oder?

Im Prinzip stimmt das auch. Aber es gibt – vor allem im Handwerk – einige Randbedingungen und Prozesse, die diese Aufgaben schlussendlich komplex machen, da viele Aspekte zu beachten sind.

Das beginnt bei der kumulativen Zusammenfassung von Abschlagsrechnungen und reicht bis hin zur Einbeziehung von Aufmaßen.

Zu einem Problem wird es dann, wenn Software es nicht schafft, diese Komplexität für den Anwender aufzulösen, ganz egal ob für Kleinunternehmer, kleine Handwerksbetriebe oder große Handwerksunternehmen. 

Und wie schafft man das?

Zuhören, verstehen, verbessern

Ganz einfach:

indem man einfach mal zuhört. Und zwar den Handwerkeri:innen! So versteht man die echten Vorgehensweisen, Stolpersteine, Probleme und Wünsche der Betriebe.

Wir haben mittlerweile soooo viele Gespräche geführt, sowohl mit Kleinbetrieben als auch mit größeren Betrieben, und immer versucht unvoreingenommen zuzuhören, bevor wir an eine Lösung denken oder uns anbieten. Zusammen mit unseren Partnerbetrieben aus verschiedenen Gewerken haben wir es geschafft eine Software zu bauen, die euch die Arbeit im Büro massiv erleichtert.

Wir wollen euch über diesen Weg transparent zeigen, wie Plancraft euch den Büroalltag erleichtern kann. Dies soll euch die Freiräume ermöglichen, die ihr euch wirklich verdient habt.

Modern heißt: maximale Flexibilität, volle Funktionalität

Lange Installation, komplizierte Einrichtungen, Speicherplatzprobleme und dann auch noch an Geräte gebunden. All das sind Sorgen, die man heutzutage nicht mehr haben muss – Cloud sei Dank. Plancraft löst genau diese Probleme. Es bietet euch maximale Flexibilität bei gleichzeitig voller Funktionalität.

Was heißt das?

Arbeite, wann und von wo du willst. Einfach über den Browser einloggen und du hast den vollen Zugriff. Egal ob vom Rechner daheim oder vom Tablet unterwegs. Auch über dein Smartphone hast du Zugriff auf alle deine Dokumente. Updates kommen von ganz alleine und dein Speicherplatz ist unbegrenzt. Und wenn du dann doch mal Hilfe brauchen solltest, steht unser kostenloser Support dir zur Seite. Unkompliziert über alle gängigen Kanäle, ganz egal ob E-Mail, Telefon oder sogar WhatsApp. So geht einfache Handwerkersoftware heute. 

Übersichtlich und dadurch einfach zu bedienen

Maximale Übersicht und Zeitersparnis für dich. Das ist unser Versprechen. 

Wir haben Plancraft so aufgebaut, dass es wirklich intuitiv bedienbar ist. Wie in deinem Büro arbeitest du hier mit Mappen/Ordnern. Nur stehen diese nicht physisch in deinem Büro, sondern in der Cloud und dadurch für dich immer erreichbar und bereit.

Projektmappe oder Kundenmappe? Du entscheidest!

Entweder du legst für jeden Kunden eine eigene Mappe an oder für jedes Projekt. Du kannst Informationen, die dazugehören, vergeben oder eben nicht. So wie du möchtest.

Uns ist es wichtig dich nicht einzuschränken. Deswegen ist es möglich, die Ordner frei zu benennen. Du entscheidest wie du dich organisierst. Wir geben dir hier wie auch in deinem Handwerk ein Werkzeug mit an die Hand - wie du es benutzt ist deine Sache.

Deine Finanzsituation - einfach überblicken und managen

Eine gute Handwerkersoftware sollte dir stets eine Übersicht zu deiner finanziellen Situation liefern. Das bedeutet, welche Rechnung ist

  • Offen?
  • Überfällig?
  • Angezahlt oder bezahlt?
  • Hat offenen Sicherheitseinbehalt?

Ebenso wichtig wie die Übersicht zum Bezahlstatus ist eine Auswertung der Rechnungen. Man sollte also wissen, wie hoch noch ausstehende Forderungen sind, wie viel bereits bezahlt wurde und das jeweils in brutto und netto - denn Umsatzssteuer gibt es ja auch noch! Und all das Wissen über die Finanzsituation ist egal, wenn man am Ende keine gute Schnittstelle zum Steuerberater hat. Also: immer auf eine DATEV Schnittstelle achten.

GoBD konform - flexibel, dennoch formal korrekt

Natürlich sollte dein neues Handwerkerprogramm auch der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) Folge leisten, damit im Prüfungsfall alles problemlos über die Bühne geht. Rechnung sind schreibgeschützt, bestenfalls auch digital archivierbar und entsprechend im PDF-A Format sowie unveränderlich. Damit du trotzdem flexibel bleibst und nicht jede Falschrechnung stornieren musst, sollte deine Software auch eine Möglichkeit der nachträglichen Bearbeitung liefern. In Plancraft wird über einen automatischen Versionsverlauf sowohl GoBD eingehalten, als auch bequemes, flexibles Arbeiten ermöglicht. Da freut sich der Steuerprüfer, Steuerberater und natürlich: Du. Warum Rechnungen, welche mit Word & Excel geschrieben wurden nicht GOBD konform sind, findest du hier.

Schnellste Einrichtung – spar das manuelle Kopieren

Angst vor einem wochenlangen Softwarewechsel? Deinen Briefkopf oder Briefpapier einrichten lassen und stundenlang Texte kopieren, sich umgewöhnen, nur damit man dann alles wie vorher hat - nur ein bisschen neuer?

Diese Angst brauchst du nicht zu haben! Durch unsere Integrationsfunktionen wechselst du bequem und schnell. Dein Briefpapier wird automatisch bei der ersten Registrierung für dich erstellt. Du hast schon ein Briefpapier? Perfekt, einfach hinterlegen und fertig.

Der Import von Leistungen und Artikeln ist kinderleicht und geht wirklich schnell. Datei vorbereiten, importieren, loslegen und das war's. Aber mal im Detail:

Die clevere Suche ermöglicht es, alles zu durchsuchen und wiederzuverwenden. Das heißt, du musst nur noch deine Texte in Plancraft bekommen. Das geschieht über 2 einfache Wege:

  1. GAEB: übernimm Leistungstexte und Materialien aus einer GAEB Datei und importiere sie in Sekunden in Plancraft. Dank der Suche kannst die sie jederzeit wiederverwenden.
  2. Excel: du hast deine Artikel und Texte noch in Excel/Word? Importiere sie im Handumdrehen. 

Echte Volltextsuche – seit Jahren Standard, aber nicht im Handwerk

“Ja klar, im Büro fliegt vieles herum. Aber ich find das schon meistens irgendwie wieder. Dauert nur.”

Da haben digitale Lösungen einfach einen Vorteil: man kann theoretisch ziemlich schnell alles durchsuchen. Oder?

Kannst du in deiner Software alles suchen und wiederfinden, was du jemals bearbeitet hast?

In Plancraft definitiv! Denn wir haben die In-App Suche nun auch ins Handwerk gebracht. In Plancraft kannst du ganz bequem alle deine Daten durchforsten und zum Beispiel Positionstexte aus alten Dokumenten finden und wiederverwenden.

 

Suche in Plancraft für Angebote oder Rechnungen
Suche in Plancraft für Angebote oder Rechnungen
Suchergebnisse in Plancraft mit Leistungen und Materialien
Suchergebnisse in Plancraft mit Leistungen und Materialien

Das Besondere? Es ist eben eine Volltextsuche.

In anderen Web Lösungen hast du immer nur eine Vervollständigung deines eingetippten Begriffs, z.B. wird dir zu “Fen…” dann “Fenster Kunststoff Velux 120x180” vorgeschlagen. Ergebnisse, aus deinen Daten. Wow!

Was aber, wenn du deine Suchanfrage mit “Velux” oder “Kunststoff” beginnst? Dann findest du nichts. Anders ist es in Plancraft.

Mit der Volltextsuche kannst du zum Beispiel in Sekundenschnelle auch Projekte aus deiner Übersicht finden. Suche nach Kunden, Stichworten zum Auftrag oder Kunden- und Projektnummern - egal was, du wirst passend fündig! 

Hier findest du wirklich alles wieder!

“Das müsste eigentlich so richtig einfach gehen...mit’m Finger ziehe ich mir Positionen einfach so ins Angebot - geht das?”

Wieder ein komplettes Angebot schreiben und das kurz vor Feierabend. Mit unserer Volltextsuche kannst du erst ein früheres Angebot, das so ähnlich war, suchen und Positionen daraus wiederverwenden. Das sind 30 Sekunden Zeitaufwand und du hast schon 50-70% des neuen Angebots- geil!!

Jetzt die fehlenden Positionen via Drag & Drop in dein neues Dokument einfügen. Entweder aus der Suche aus anderen Projekten oder neue Positionen, die du so noch nie angeboten/abgerechnet hast. 

Kumulative Schlussrechnung auf Knopfdruck!

Eine der häufig gestellten Fragen geht immer wieder in die gleiche Richtung: wie kann man schnell und vor allem vollständige Schlussrechnungen schreiben, die Abschläge berücksichtigen?

Natürlich kannst du einfach in deiner Rechnung einzelne Positionen einfügen, die dann manuell die geleisteten Abschlagsrechnungen, bzw. Abschlagszahlungen beinhalten.

Aber das ist doch irgendwie 1995, oder?

In Plancraft kannst du am Ende deiner Serie von Abschlägen ganz einfach auswählen, dass du nun eine Schlussrechnung erstellen möchtest. Übernimm die Positionen z. B. aus deinem Angebot oder der Auftragsbestätigung und gibt noch die finalen Mengen zur Berechnung des Gesamtbetrags ein.

Plancraft übernimmt dann den cleveren Part und listet dir und deinem Kunden alle Rechnungen und Zahlungen auf. Wie von Zauberhand! Du willst erfahren, was der Unterschied zwischen einem kumulativen und pauschalen Abschlag ist? Wir haben das wichtigste für dich zusammengefasst.

Übersicht der Abschläge und Zahlungen
Übersicht der Abschläge und Zahlungen

 

Fazit

Du siehst also, wir haben uns wirklich Gedanken gemacht, dir das Leben im Büro wirklich, wirklich einfacher zu machen. Hier nochmal die Top Features auf den Punkt gebracht:

  • Arbeite wo und wann du willst und unabhängig vom Gerät – Cloud sei dank
  • Modernste Oberfläche für eine einfache und zeitgemäße Bedienung
  • Unbegrenzter Speicherplatz und kostenloser Support
  • Schnelle Einrichtung - durch einfachen Import ist der Wechsel direkt erledigt
  • Alles Wiederfinden - bereits kalkulierte Positionen lassen sich durch die Suche schnell wiederfinden
  • Arbeit Wiederverwenden - So lassen sich Texte & Kalkulationen recyceln. Oder ganze Dokumente. Ohne händische Datenpflege
  • Schlussrechnungen auf Knopfdruck - und alle Abschläge und Zahlungen automatisch berücksichtigt

 

Einfach mal machen

Du willst auch mal bei Plancraft hereinschauen, weil du auch mehr Freiheit für deinen eh schon vollen Arbeitsalltag haben möchtest? Du kannst dich natürlich gerne selber kostenlos registrieren und selber einfach mal testen. Schau mal hier.

Oder lehne dich zurück und lass es dir einfach und kurz in einer Live Demo von uns zeigen. Du kannst dann natürlich auch alle deine Fragen loswerden, wir tauschen uns gerne mit dir aus, wir nehmen uns die Zeit für dich! Hier geht’s zum Demo Termin.

Wir wollen auf diesem Blog über Themen schreiben, die dich interessieren und dir wirklich helfen. Schreib uns, was dich beschäftigt: feedback@plancraft.de

Jetzt testen und glücklich werden.

Plancraft spart Zeit, ist super einfach zu lernen und hält viele tolle Funktionen für dich bereit. Leg los und gewinne mehr Zeit für dein Handwerk.
Kostenlos testen